Flexible Arbeitsmodelle sind nicht erst seit der Pandemie populär, Homeoffice aber hat seither Hochkonjunktur. Im Zuge der Corona bedingten Schutzmaßnahmen wurde aus dem Kann ein Muss – Arbeitnehmer, die jobtechnisch nicht ortsgebunden waren, wurden nach Hause versetzt. Mittlerweile aber sprechen wir wieder von Kür. Wie ist die (rechtliche) Lage nach dem Lockdown und welche Ansprüche können beim Arbeitgeber geltend gemacht werden?
Hauptsitz Homeoffice - Fluch oder Segen?
Wenn Sie in den letzten Jahren hauptsächlich von zu Hause gearbeitet haben, dürften Sie sich an den ein oder anderen Vorteil gewöhnt haben. Schließlich gewährt allein der Wegfall der Fahrtwege mehr Flexibilität, vielen Arbeitnehmern bietet das Homeoffice eine bessere Work-Life-Balance. Durch die veränderten Bedingungen der letzten Jahre hat in vielen Firmen ein Umdenken stattgefunden. Mobiles Arbeiten hat sich als machbare Alternative bewährt. Aber: Alles hat Vor- und Nachteile. Und Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit des Homeoffice oder flexible Modelle anzubieten.
Laut des Statistischen Bundesamtes (Destatis) waren 2022 24,2 Prozent aller Erwerbstätigen in Deutschland zumindest gelegentlich im Homeoffice. Damit war der Anteil nur geringfügig niedriger als im Jahr zuvor (24,9 Prozent), das von der zeitweise geltenden Homeoffice-Pflicht geprägt war. 2019 waren noch lediglich 12,8 Prozent der Erwerbstätigen im Homeoffice, 2020 stieg der Anteil auf 21 Prozent.
Von Work-Life-Balance bis Work-Life-Blending
Positive Aspekte am heimischen Arbeitsplatz sind für viele Beschäftigte ein gewisser Gestaltungsspielraum und mehr Selbstbestimmung. In einer 2021 vom Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) veröffentlichten Studie gaben 30 Prozent der Befragten die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben als Hauptgrund fürs Homeoffice an. Hinzu kommen gewonnene Zeit durch den Wegfall oder die Reduzierung der Arbeitswege, weniger Stress durch freiere Zeiteinteilung und reduzierte Kosten für Benzin, Fahrkarten oder Parkplätze.
Auch für Arbeitgeber können vermehrte Homeoffice-Tätigkeiten Vorteile haben: Mit weniger Präsenz lassen sich gegebenenfalls Büroflächen und damit auch Fixkosten einsparen, durch reduzierte Fahrtwege lohnt es auch unter dem Nachhaltigkeitsaspekt. Sofern bei Mitarbeitenden im Homeoffice Motivation und Produktivität steigen, profitiert das Unternehmen letztendlich von besseren Ergebnissen.
Im Umkehrschluss kann die vermeintliche Freiheit aber auch zum Nachteil werden, abhängig von (Arbeits-)Typ und häuslichen Gegebenheiten. Und: Was für die einen Work-Life-Balance ist, ist für die anderen Work-Life-Blending: Die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen immer mehr – und möglicherweise zu sehr. In der Studie des DGB gaben 46 Prozent der Befragten an, durch diese Entgrenzung nach der Arbeit nicht richtig abschalten zu können. Auch machten mobil Arbeitende mehr als doppelt so häufig Überstunden wie Mitarbeitende im Büro. Grundsätzlich können verschiedene Faktoren Effektivität und Motivation beeinträchtigen:
- Zu wenig Platz zu Hause
- Keine Ruhe oder zu viele Ablenkungsmöglichkeiten
- Fehlende Selbstdisziplin und/oder Arbeitsorganisation
- Soziale Isolation durch weniger Kontakt zu Kollegen
Unabhängig von persönlichen Präferenzen hat Büropräsenz ihren Wert. Soziale Interaktion, kurze Absprachen und spontane Meetings können vor Ort einfach besser stattfinden. Auch sind gute Arbeitsbedingungen wie etwa eine gesundheitsfördernde Ausstattung im Büro leichter zu gewährleisten. Das Hybrid-Modell wird immer beliebter und ist – sofern der Job es zulässt – für viele vielleicht die optimale Lösung.
Wer die Steuerpauschale mit nach Hause nimmt
Haben Sie es gewusst? Seit 2023 gilt in Deutschland eine mehr als doppelt so hohe Homeoffice-Pauschale als noch im Jahr 2022. Aber wer kann die Pauschale geltend machen? Im Detail gilt ab dem Steuerjahr 2023:
- Arbeitnehmer im Homeoffice erhalten eine Steuerpauschale von sechs Euro pro Tag für bis zu 210 Arbeitstage – maximal also 1.260 Euro pro Jahr. Zum Vergleich: Bis zum Steuerjahr 2022 war die Pauschale auf maximal 600 Euro im Jahr begrenzt - fünf Euro pro Homeoffice-Tag für höchstens 120 Tage.
- Sie dürfen die sechs Euro lediglich einmal pro Tag geltend machen, auch, wenn Sie mehreren Jobs nachgehen sollten.
- Die Pauschale zählt zu den Werbungskosten und wird in die Werbungskostenpauschale eingerechnet, sprich, nicht zusätzlich gewährt. Erst, wenn Sie Werbungskosten nachweisen können, die den jährlichen Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro (der ohnehin geltend gemacht werden kann) übersteigen, macht sich die Homeoffice-Pauschale für Sie bemerkbar.
- Zu den Werbungskosten gehören neben den Ausgaben für die Ausstattung auch die Kosten für die Fahrt zur Arbeitsstätte. Sofern Ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, dürfen Sie an den Tagen, für die Sie die Homeoffice-Pauschale geltend machen, jedoch keine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte abrechnen. Ausnahmen bilden hier zum Beispiel Lehrkräfte, denen dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und die etwa in der Schule unterrichten und am selben Tag zu Hause den Unterricht vor- und nachbereiten: Sie können in dem Fall sowohl zusätzlich die Entfernungspauschale abrechnen als auch die Homeoffice-Pauschale ansetzen.
- Bereits seit 2020 gilt die Regel, dass kein separates Arbeitszimmer benötigt wird, um die Kosten im Homeoffice absetzen zu können. Vor der Corona-Pandemie gab es strikte Vorgaben, wie der genutzte Raum auszusehen hat, um nennenswerte Steuervorteile erzielen zu können. Heute ist es – zumindest hinsichtlich der Steuer – egal, ob Sie in der Küche oder auf dem Balkon Ihren Job erledigen.
- Angaben zur Arbeit im Homeoffice gehören in der Steuererklärung in die Anlage N (Zeile 45) bei den Werbungskosten. Unter „Homeoffice-Pauschale“ tragen Sie die Anzahl der Tage ein, an denen Sie ausschließlich zu Hause gearbeitet haben.
Tipp: Fragen Sie bei Bedarf Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin, wie Ihre individuelle Homeoffice-Situation steuerlich bewertet wird.
Quellen: Presse- und Informationsamt der Bundesregierung, Handelsblatt, Finanztip, wundertax GmbH
Regelungen, Rechte und Pflichten
Seit im März 2022 die pandemiebedingte Homeoffice-Pflicht ausgelaufen ist, haben Arbeitnehmer keinen (Rechts-) Anspruch auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten. Natürlich können Sie eine individuelle Regelung mit Ihrem Arbeitgeber vertraglich vereinbaren, Unternehmen können ihren Angestellten freiwillig die Option der Heimarbeit anbieten. Sofern Ihnen eine Homeoffice-Tätigkeit wichtig ist, sollten Sie die Möglichkeiten bestenfalls vor Antritt eines neues Jobs ansprechen.
Umgekehrt setzt das Arbeiten im Homeoffice grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeitenden voraus, sei es bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Unternehmen können ihre Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn sie sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten haben.
Welche Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten gelten im Homeoffice?
Im Homeoffice gelten die gleichen Regelungen wie im Betrieb. Das heißt, sämtliche Vereinbarungen zur Arbeitszeit sind entsprechend des Arbeits- oder Tarifvertrages oder der Betriebs- oder Dienstvereinbarungen einzuhalten. Daneben gilt es aber immer auch, das Arbeitszeitgesetz hinsichtlich Pausen- und Ruhezeiten sowie der täglichen Höchstarbeitszeit zu berücksichtigen. Im Arbeitsschutzgesetz ist außerdem die Arbeitssicherheit geregelt.
Laut Betriebsrätemodernisierungsgesetz besteht bei mobiler Arbeit im selben Umfang Unfallversicherungsschutz wie bei Ausübung der Tätigkeit im Unternehmen.
Quelle: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
Die Sache mit dem Equipment – wer zahlt?
Wo gehobelt wird, fallen Späne – und Kosten an. Neben der Ausstattung wie etwa Bürostuhl, Drucker und Laptop sind auch Verbrauchermaterialien wie Papier und Toner, aber auch anteilig Raumnebenkosten wie Heizung und Strom Posten, die bezahlt werden müssen.
Grundsätzlich sind Unternehmen, die Arbeit im Homeoffice fordern und anordnen, verpflichtet, die anfallenden Kosten für die nötigen Arbeitsmittel zu erstatten. Gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) muss der Arbeitgeber die Ausstattung bereitstellen und dafür einen Zuschuss zahlen, sofern Sie als Arbeitnehmer dauerhaft im Homeoffice sind und das Büro des Arbeitgebers nicht nutzen können.
Arbeiten Sie jedoch auf eigenen Wunsch von zu Hause, obwohl Ihr Arbeitgeber einen Platz im Betrieb anbietet. tragen Sie die Kosten in der Regel selbst. Genau dafür aber greift die oben beschriebene Homeoffice-Pauschale, mit der die Kosten für die Nutzung der eigenen Räumlichkeiten (etwa Miete, Strom und Heizkosten) abgegolten werden.
Schon gut eingerichtet?
Raum ist in der kleinsten Hütte? Kommt darauf an … Die fensterlose Abstellkammer funktioniert als Arbeitsplatz natürlich nicht – etwas Komfort muss schon sein. Und ist auch gewünscht: In der 2022 veröffentlichten „Working From Home“-Studie von Velux gaben 47 Prozent der Befragten an, mehr als 4.000 Euro für zukünftige Wohn- und Bauprojekte einzuplanen. Als wichtigste Projekte wurden der Kauf neuer Möbel (59 Prozent), Streichen und Renovieren (43 Prozent) sowie ein Dachbodenausbau (24 Prozent) angegeben.
Wenn Sie eine Renovierung oder einen Aus- oder Umbau planen, um sich fürs Arbeiten besser einzurichten, sollten Sie je nach räumlichen Gegebenheiten die Optionen prüfen. Wie sieht es mit der Dämmung, mit ordentlicher Lüftung und Heizen in dem zur Verfügung stehenden Raum aus? Das Zimmer unterm Dach beispielsweise kann im Winter eine gute Lösung sein, im Sommer aber eine schweißtreibende Angelegenheit werden.
In jedem Fall sollten Sie entsprechend Ihren Möglichkeiten die bestmöglichen Bedingungen schaffen, um auch zu Hause uneingeschränkt gut arbeiten zu können – und Ihren Platz so gestalten, dass Sie sich rundum wohlfühlen. Sollten Sie für Ihre Modernisierungsmaßnahmen Finanzierungsbedarf haben, stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite.